O Empresário e a Procrastinação Nível 1 e 2

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Você sabe quantos danos podem existir entre O Empresário e a Procrastinação Nível 1 e 2?

Considero este um dos artigos mais importantes e relevante para a vida de um profissional (e aqui independe à área de atuação).

Se você tivesse que listar agora quais os maiores males existentes que atrapalham a performance de um profissional, você provavelmente me diria:

Problemas de saúde física e mental, falta de planejamento, falta de metas, pressa para alcançar um objetivo, distração, falta de foco e muitos outros.

De todos estes citados que são realmente destruidores do alto desempenho pessoal eu diria que há um infinitamente pior que todos e pretendo até o final desta leitura lhe convencer disto.

A Procrastinação Nível I e Nível II.

Clayton o que é procrastinação?

De forma simples, é a arte de empurrar com a barriga, o famoso: Depois eu faço! Deixa pra depois! Amanhã eu vejo com calma!

Aí alguém me diria:

Mas Clayton como assim Nível I e II de procrastinação?

Se você estiver se perguntando isso (espero que esteja rs), os dois níveis de procrastinação eu identifiquei em primeiro momento em uma autoanálise, depois entrevistei alguns indivíduos para ver se minha constatação fazia sentido e “bingo” a experiência comprovou que há sim a procrastinação em dois níveis.

Além disso vem a melhor parte, perceber e entender muda radicalmente nossa forma de lidar com esse “destruidor” de energia e desempenho.

Vou dissertar um pouco sobre a procrastinação nível I oferecendo algumas sugestões de ações para diminuir a procrastinação de pessoas que nunca refletiram sobre o assunto.

E no nível II darei foco naqueles que já conhecem ferramentas para lidar com essa maldita força contrária e mesmo assim se vê vítima dela.

Parte do que você encontrará aqui em P. Nível I, é um conjunto de informações coletadas a partir de materiais destinados a melhorar a gestão de tempo, porém replicados tantas vezes sem a menção devida à fonte, que daí a dificuldade de dar os créditos ao seus autores, quanto ao conteúdo presente em P. Nível II é 100% produção minha.

Procrastinação Nível I

Defino como Procrastinação Nível I, aquela procrastinação “inocente”, ou seja a procrastinação presente em pessoas que ainda não se deram conta que sofrem com isso e precisam urgentemente trabalhar para alterar esse hábito de sempre deixar quase tudo para um certo “depois” que nunca chega.

O que você acha de aumentar suas chances de sucesso em 300%?

De acordo com o artigo Nove Coisas que as Pessoas de Sucesso Fazem Diferente, publicado na Harvard Business Review Blog Network (HALVORSON, 2011 é isso que você ganha quando aprende a planejar seu tempo e suas ações. Sabe por quê? Estudos mostram que o planejamento estimula o cérebro a detectar e a aproveitar oportunidades. Ou seja: a gestão (ou administração) do tempo coloca você em um estado de prontidão para o sucesso. Ao aprender a gerir seu tempo com eficácia, você também irá:

•   Produzir mais e melhor em menos tempo.
•   Elevar sua performance, sua produtividade e sua qualidade de vida.
•   Diminuir o stress, a ansiedade e a tensão, e fazer tudo que você sempre sonhou, mas não conseguiu realizar por falta de tempo.
•   Parar de ser um escravo do relógio e assumir o controle de sua vida.

Gerir o tempo com eficácia significa produzir mais e melhor num prazo menor. É isso que você vai aprender neste treinamento. Antes de chegar lá, porém, vamos falar de duas expressões que representam atitudes opostas, mas igualmente prejudiciais para a boa gestão do tempo: o workaholismo e a Lei de Parkinson.

O que é o workaholic?

Trata-se daquele indivíduo que acumula tarefas e responsabilidades. Acredita que só ele pode executar uma tarefa bem-feita e, por isso, não sabe delegar.

Sua vida gira em torno de uma crença limitante: a de que, para ser bem-sucedido, é preciso se matar de tanto trabalhar.

Porém, o workaholic confunde horas trabalhadas com produtividade, mas nem sempre produz muito. E o motivo é simples: o stress e o desequilíbrio em que ele vive comprometem o seu rendimento. Conclusão: ele não sabe gerir seu tempo de maneira eficaz.

O que é a Lei de Parkinson?

Em artigo publicado na revista The Economist em 1955, o historiador inglês Cyril Northcote Parkinson escreveu o que viria a ser conhecido como a Lei de Parkinson: o trabalho expande-se de modo a preencher o tempo disponível para sua realização. Isso significa que, de modo geral, quanto mais tempo temos para fazer um trabalho, mais tempo demoramos para fazê-lo. Se uma tarefa tiver que ser realizada no prazo de um dia, ela será feita em um dia. Se a mesma tarefa tiver dois dias de prazo, ela será feita em dois dias.

Parkinson estava se referindo a uma tendência muito comum: a de deixar as coisas para a última hora. Essa tendência chama-se procrastinação. Procrastinar significa adiar ações. A procrastinação ocorre quando uma pessoa:

•     Superestima o tempo necessário para realizar a tarefa.
•     É perfeccionista e perde muito tempo com detalhes.
•     Tem dificuldade de filtrar as distrações e manter o foco.
• Não sabe identificar prioridades.

Nossas crenças influenciam a forma como usamos o tempo. Pense um pouco: suas crenças sobre o tempo são positivas ou negativas? Para checá-las, complete esta frase: “Meu tempo é…”. Agora responda: a crença expressa pela frase traz mais disposição para você encarar o seu dia a dia? Ou será que ela o deixa desanimado e ansioso? Para gerir o tempo com mais eficácia, comece analisando sua própria relação com o tempo.

Pendências

O grande problema da procrastinação é que ela gera um acúmulo de pendências. Pendências geram cobranças. Cobranças geram pressão. Pressão gera stress. E tudo vira uma enorme bola de neve. Isso afeta seu tempo, sua saúde e sua performance. Você tem pendências para resolver? O que você vai perder se continuar com elas por mais três meses? Seis meses? Um ano? Agora, imagine que você acabou de resolver todas as pendências. O que você vai ganhar daqui três meses? Seis meses? E um ano?

Planejamento

De que modo você planeja o seu dia? Saiba que a gestão eficaz do tempo está intimamente ligada ao planejamento. Ao planejar, você está, também, otimizando o seu tempo e sua energia para realizar mais com menos desgaste. Uma forma simples e eficiente de planejamento consiste em seguir estas 4 etapas:

1. Prioridades

Defina suas prioridades. Pergunte-se: o que é realmente importante para mim? Se você prestar atenção, vai reparar que, às vezes, a pressão do dia a dia faz com que demos mais importância a alguns aspectos de nossa vida e deixemos de lado outros. E você quer evitar esse risco e viver de modo mais equilibrado, não quer? Então identifique as prioridades nos diferentes aspectos de sua vida.

2. Objetivos

0 que você realmente quer atingir do ponto de vista profissional? Pessoal? Financeiro? Familiar? Social? Anote suas respostas e formule seus objetivos. Certifique-se de que eles sejam;

•    Realistas.
•       Viáveis.
•       Com prazos para serem atingidos,
•    Alinhados às suas prioridades,

Lembre-se: ao identificar prioridades, você estabelece a direção que deseja seguir nos diferentes aspectos de sua vida. Ao formular objetivos, você começa a desenhar a rota que o levará nessa direção.

3. Ações direcionadas

Nesta etapa, você identifica as ações necessárias para atingir seus objetivos. Essas ações devem ser realizadas dentro de um prazo definido, e é por elas que você começa a planejar seu tempo. Para identificar as ações, pergunte-se: o que eu, e somente eu, posso fazer e que, se for bem-feito, fará uma grande diferença para a realização dos meus objetivos?

4. Atividades rotineiras

Depois de colocar em seu planejamento as ações necessárias para atingir seus objetivos, comece a encaixar as demais atividades da seguinte forma:

• Identifique as tarefas do dia a dia que você mesmo precisa fazer e delegue as que você não precisa.
• Verifique como otimizar o tempo gasto com tarefas rotineiras por meio de processos mais eficientes, delegação de partes da tarefa e/ou realocação de recursos.

Observação: a gestão eficaz do tempo é aquela que permite a realização de seus objetivos. Se todo o seu tempo é consumido por tarefas rotineiras, e não por ações voltadas para objetivos, alguma coisa está errada. Preste atenção no seu dia a dia e faça as mudanças necessárias. No Roteiro de Gestão do Tempo, você encontrará um guia para aplicar em seu cotidiano o que você aprendeu.

Dicas para uma boa gestão do tempo

Além do planejamento, outros aspectos importantes que você deve observar a fim de fazer o seu tempo render o máximo são:

Feche os drenos

Pequenas atividades que parecem não consumir muito tempo são verdadeiros drenos pelos quais seu tempo escoa. E, ao perder tempo, você também está perdendo dinheiro. Uma pesquisa feita no Reino Unido pela consultoria Office Angels revelou que fofocas, navegar na internet e pausa prolongada para o café estão entre as atividades que mais geram desperdício de tempo nas empresas. O tempo médio gasto com essas e outras interrupções chega a somar 13 dias úteis por ano, causando à organização um prejuízo anual de RS$ 345 milhões. Preste atenção nas seguintes perguntas, elas podem ampliar seu insight e expandir suas opções:

•           Você já identificou os drenos que estão consumindo o seu tempo?  O que você pode fazer para fechá-los?
•           Você já falou com seus funcionários sobre esse problema?
•           O que mais você pode fazer para aumentar a conscientização deles?

Organize-se

Quanto tempo você já perdeu procurando documentos que estavam fora do lugar? Ou tentando recuperar arquivos de computador dos quais você não tinha backup? Se você é do tipo que acumula papéis, documentos, relatórios e correspondência por tudo quanto é lado, saiba que isso tem um efeito direto na sua produtividade. Um ambiente bem organizado estimula sua capacidade de concentração. A desorganização, por outro lado, favorece a distração. A organização é um hábito que pode ser cultivado. Você não deve passar mais tempo organizando do que trabalhando, mas também não deve perder tempo por causa da bagunça.

Mantenha uma agenda

A agenda é um acessório importante para a gestão do tempo. Para montar uma agenda que realmente funcione, considere os seguintes aspectos

•          Não superestime o seu tempo. Montar uma agenda sobrecarregada demais é uma boa forma de sabotar seu planejamento. Seja realista.
•          Não resuma demais as tarefas. Isso pode criar a ilusão de que elas despendem menos tempo do que de fato consomem.
•          Confira na agenda o que foi feito e o que não foi. Se você deixou de fazer coisas devido à falta de tempo, talvez o seu dia não tenha sido bem planejado.  Verifique o que pode ser feito para otimizar seu planejamento.

Use o tempo emocional

Você já parou para pensar quanto tempo você desperdiça quando se irrita com coisas insignificantes? Ou quando se entrega às preocupações em vez de agir para solucionar o problema? O descontrole emocional cria uma reação em cadeia.

Quanto mais você se descontrola, mais perde tempo e produtividade, além de provocar o mesmo efeito nas pessoas ao seu redor.

De acordo com o Princípio 90/10, 10% de sua vida está relacionado às coisas que acontecem com você. E, quanto a isso, você não tem o menor controle.

Mas os outros 90% estão relacionados à forma como você reage ao que acontece com você, e esses 90% são perfeitamente controláveis.

Essa é uma ferramenta fundamental para a gestão eficaz do tempo. Não desperdice tempo irritando-se com os 10% que você não pode controlar. Em vez disso, ocupe-se com os 90% que estão sob seu controle. Se você está irritado e remoendo pensamentos negativos, pare imediatamente, respire fundo e conte até 10. Depois, faça a você mesmo essas perguntas:

•   O que eu ganho com isso?
•   Será que não há uma forma melhor de ocupar o meu tempo?

Procrastinação Nível II

Agora vamos a parte mais delicada sobre procrastinação que é:

Como tratar a procrastinação de quem já sabe tudo que foi dito em Procrastinação Nível I, e mesmo sabendo o que é e como combatê-la, é como se entrasse em um estágio que você ligou o f*** para tudo e está quase nem aí pra nada?

Imagino que quem já leu, estudou antes o assunta saiba bem e já tenha até praticado, gestão do tempo e etc, mas sente que a questão é mais séria, por que é como se não sentisse vontade de continuar gerenciando a agenda e combatendo a procrastinação.

Se você se identifica com tudo isso e minha escrita lhe faz sentido, tenho ótimas notícias para você, pois encontrei algo extremamente poderoso para reavivar a chama da luta contra a procrastinação.

Algo que quando acionado você retornará a combater a procrastinação nível II (que considero ser a pior, pois é aquela de quem já sabe combater mas não consegue).

Este agente fortalecedor (que já vou falar qual é) trará este benefício já citado e muitos outros mais, por exemplo:

• Trará mais sentido para vida
• Simplificará tomada de decisões
• Dará direção para metas e objetivos
• Aumentará o estímulo para agir
• Aumentará sua expectativa de vida

Aí você me diz:

Fala logo!

Que agente fortalecedor é esse?

Ele se chama PROPÓSITO.

Propósito de vida, uma vez descoberto qual propósito lhe faz mais sentido, qual você irá perseguir até seus últimos dias, (breve publicarei um artigo para ajudar quem precisa descobrir seu propósito).

Pois, uma vez que você descubra sua missão de estar na terra, partimos do princípio você já saiba também quais são também seus valores pessoais (breve publicarei um artigo para ajudar quem precisa descobrir seus valores pessoais).

E uma vez conectado ao seu propósito de vida e seus valores você perceberá que haverá uma forte força lhe puxando para ação diariamente.

A procrastinação passará a não ser mais problema, pois todas as vezes que ela começar lhe rodear, sua mente reagirá de imediato para dar foco ao seus propósitos.

Para você entender melhor por isso funciona:

• Uma vez que você consegue definir exatamente qual é o seu propósito de vida, isso já lhe dará direção para construir suas metas e objetivos.

• Consequentemente suas decisões serão mais assertivas e suaves para serem tomadas.

• Dizer “não” a tudo que esteja desalinhado com seu propósito será uma tarefa menos penosa.
• Ter estímulo para agir, passará a ser recorrente devido a sensação de realização à medida que resultados forem surgindo.
• Sua autoestima, expectativa de vida e alegria em fazer será ampliada quase que automaticamente.

Observe que a Procrastinação Nível II se alimenta da sua falta de propósito.

Ou pela ausência deste ou por não conectá-lo aos seus valores e vigiar diariamente o que que você tem feito para atingir seus objetivos.

Espero ter contribuído para sua expansão e crescimento pessoal e profissional.

Meu nome é Clayton Milanez, sou fundador da Ação Águia Gráfica Digital, Criação e Desenvolvimento de Sites Profissionais para Empreendedores.

Portanto se você está se perguntando; Como abrir um site de vendas?

E se você for um micro ou pequeno empreendedor, entre em contato imediatamente e dê um basta em ficar perdendo.

Espero ter contribuído de alguma forma para sua vida alcançar seus objetivos, sonhos e propósitos mais rápido.
Um forte abraço e até a próxima, fui!

Gostou?

Veja que interessante esse artigo sobre Procrastinação. Clique Aqui

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Meu nome é Clayton Milanez, sou fundador da Ação Águia Gráfica Digital, Criação e Desenvolvimento de Site Profissional e Atraente em Vila Velha ES e no Brasil, para Empreendedores.

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E se você for um micro ou pequeno empreendedor, entre em contato imediatamente e dê um basta em ficar perdendo os clientes que pesquisam no Google e não te encontram.

Espero ter contribuído de alguma forma para sua vida alcançar mais rápido seus objetivos, sonhos e propósitos.

Um forte abraço e até a próxima, fui!

Clayton Milanez

Criação de Site em Vila Velha ES – Ação Águia